ویدئو پروژکتور ویدیو کنفرانس دوربین مدار بسته برد هوشمند قطعات و لوازم
+982188924592
Email: info@solarism.ir
سولاریسم
ویدئو پروژکتور ویدیو کنفرانس دوربین مدار بسته برد هوشمند قطعات و لوازم
Tehran, Tehran Iran Google+
سولاریسم
محصولات کمک آموزشی
Tehran, Tehran
Iran
info@solarism.ir
00982188924592
سولاریسم
محصولات کمک آموزشی سولاریسم محصولات کمک آموزشی سولاریسم محصولات کمک آموزشی سولاریسم محصولات کمک آموزشی سولاریسم محصولات کمک آموزشی سولاریسم محصولات کمک آموزشی سولاریسم
هشت پیشنهاد برای برگزاری یک کنفرانس موفق

8 پیشنهاد برای برگزاری یک کنفرانس موفق
1- بهترین برنامه ریز کنفرانس را انتخاب کنید

بهترین برنامه ریز کنفرانس را انتخاب کنید

اگر قصد شرکت در یک نمایشگاه را دارید و کنفرانس آموزشی شما نقش چندان پررنگی را در نمایشگاه بازی نمی کند بایستی شخصی را مسئول برگزاری کنفرانس کنید که وظایف زیر را مدیریت کند.

این وظایف شامل انتخاب محتوای مناسب برای کنفرانس ، دعوت از سخنرانان و حفظ مشارکت مخاطبین در حین برگزاری جلسه می باشد.

2- با کمیته اجرایی برنامه ریزی نکنید، با آن ها مشورت کنید

با کمیته اجرایی برنامه ریزی نکنید، با آن ها مشورت کنید

مشورت کردن با اعضای برگزارکننده کنفرانس و همچنین با مخاطبینی که در حوزه موضوع کنفرانس ما صاحب نظر هستند می تواند به ما در مسیر برگزاری جلسه کمک کند.

مثلا اگر برای یک کنفرانس برنامه ریزی می کنید که مسائل مربوط به فروش را مطرح می سازد، با نمایندگان فروش آن کسب و کار تماس بگیرید و سئوالات استدلالی زیر را مطرح سازید:

3- محل برگزاری صحیح را انتخاب کنید

محل برگزاری صحیح را انتخاب کنید

جلسات کنفرانس مانند سالن نمایشگاه، مثل نمایشنامه هستند، یک حس تئاتری و نمایشی که حضار را از مسیر یکنواخت زندگی روزمره شان دور می کند و ایده ها و عقایدی نو را به آن ها القا می کند.

همچنین موارد ریز و جزئی اثری عمیق بر نحوه یادگیری مخاطبین شما دارند مانند دمای سالن ، نورپردازی، حتی ترتیب چیدن صندلی ها.

کارن چایکا، یکی از برگزارکنندکان کنفرانس ، محل برگزاری متفاوتی را برای کنفرانس های خود در رده های ارشد سازمانی انتخاب کرد. او می گوید:" ما برای هر رویداد به نوع برندی که می خواهیم ایجاد کنیم می اندیشیم. اگر بخواهیم چیزی را ایجاد کنیم که انحصاری و ویژه است، آن را در مکانی انحصاری و ویژه عرضه می کنیم. این کار بر تصویر و تجربه ای که می خواهیم خلق کنیم می افزاید."

4- سخنرانان مناسب را انتخاب کنید یا آموزش دهید

سخنرانان مناسب را انتخاب کنید یا آموزش دهید

اگر سخنران مشهور و صاحب نامی دارید، می توانید توقع داشته باشید که جلسه را به خوبی اداره کند. اما اگر مانند بسیاری از مدیران نمایشگاهی باید از سخنرانان غیرحرفه ای در کسب و کار خود استفاده کنید حتماً بایستی که آموزش لازم را به آنها بدهید.

سخنرانان باید به حاضرین آموزش دهند نه این که فقط صحبت کنند. سبک های یادگیری متفاوت هستند. برخی از افراد به واسطه مشاهده، اطلاعات را دریافت می کنند. برخی از راه شنیدن آن و برخی نیز باید برای جذب اطلاعات به شیوه فیزیکی با اطلاعات تعامل داشته باشند. سخنران خوب برای هر کس چیزی ارائه می کند. یعنی مانند معلمان "تخته سیاهی" عمل نمی کند.

همچنین از سخنرانان بخواهید تا فعالیتی به وجود آورند که شرکت کنندگان را با اطلاعاتی که یاد می گیرند به تعامل وا دارند. بحث های موردی، تجارب مشابه برای حل مسئله و همچنین فعالیت های گروهی را پیشنهاد کنید.

قبل از جلسه با سخنرانان هماهنگی لازم را به عمل آورید و از آنها بخواهید تا رئوس مطالب خود را پیشاپیش ارائه کنند تا ایجاد تغییرات جزیی میسر شود. مطمئن شوید که روش سخنران با آنچه به شرکت کنندگان وعده داده اید همسو و هماهنگ است.

در پایان ، وقت کافی برای پرسش ها در نظر بگیرید. همه از مطرح کردن سئوالات خود در گروه بزرگ احساس راحتی نمی کنند پس امکان آن را فراهم کنید تا حاضرین کارت های یادداشتی را به جلوی سالن بفرستند یا می توان برای طرح سوالات توسط حاضرین از میکروفون های بی سیم استفاده کنید.

5- مشارکت کنندگان را آماده سازید

مشارکت کنندگان را آماده سازید

چرا انتظار دارید که مردم ساکت بنشینند و اطلاعات را بدون هیچ نوع آمادگی قبلی دریافت کنند؟ به آنها کمک کنید تا واقعا به حرف های سخنران گوش دهند. از سخنرانی خشک بپرهیزید. به مخاطبین کمک کنید تا قبل از شروع کنفرانس درباره عناوین آن فکر کنند. مثلا از حاضرین بخواهید تا در فرم درخواست خود درباره علت حضورشان در کنفرانس مطلبی کوتاه بنویسند. به طور مثال تمایل دارند کدام چالش های تخصصی مطرح شوند؟ این امر بدان معناست که شرکت کنندگان قبل از ورود اهداف خود را ارزیابی می کنند.

این مطالب را به سخنرانان انتقال دهید تا آمادگی خود را افزایش دهند.

6- شبکه ارتباطی

شبکه ارتباطی

این ارتباطات می تواند شامل دو بخش باشد:

    ارتباط شرکت کنندگان با یکدیگر و ارتباط دعوت شدگان با محل کنفرانس و امکانات آن به شرکت کنندگان کمک کنید تا از وقت خود در کنفرانس بهره بیشتری ببرند برای این کار بسیاری از کنفرانس های مهم، فهرست دعوت شدگان را همراه با معرفی کوتاهی از آنها و راه های ارتباطی و تماس (شامل تلفن و ایمیل) منتشر می کنند. شاید این کار برای کنفرانس های بزرگ میسر نباشد اما می توان محلی را در وب سایت خود در نظر بگیرید تا شرکت کنندگان بتوانند پیام های خود را قبل، در حین و بعد از کنفرانس ارسال کنند. آنها را تشویق نمایید تا جلسات کوتاه خود را در فاصله زمانی بین سخنرانی و زمان پذیرایی ترتیب دهند. مثلا شرکت کننده ای که در خصوص صادرات محصولی خاص مشکل دارد می تواند مشکل و سوال خود را پست کند و دیگران را دعوت کند تا برای تبادل نظر به وی ملحق شود.
    مورد بعدی در مورد دسترسی به امکانات و محل کنفرانس می باشد. در بازدید خود قبل از برگزاری کنفرانس موارد زیر را بررسی کنید: آیا سالن کنفرانس به راحتی از طریق سالن های نمایشگاه قابل دسترسی است یا دعوت شدگان بایستی وقت خود را برای پیدا کردن تالار همایش صرف کنند؟ آیا نقشه ای وجود دارد و یا سالن ها به درستی در نقشه مشخص شده اند؟ آیا مکان های مناسبی برای صرف چای ، قهوه و تنقلات وجود دارد و همچنین محل های مناسبی برای نشستن حاضرین ، گذاشتن وسایل شان و گفتگو با یکدیگر تعبیه شده است؟ آیا سالن کنفرانس کنترل دمای مستقل دارد؟ نورپردازی سالن چگونه است؟ آیا می توانید نور جلوی صحنه را کم کنید اما بقیه سالن تغییر نکند؟ آیا آیینه یا پنجره هایی وجود دارند که با سیستم های پروژکتور تداخل ایجاد کنند؟ آیا امکان آن وجود دارد که سخنرانان به صورت online و با استفاده از ویدئو کنفرانس مطلبی را ارائه دهند؟ ترتیب چیدن صندلی ها به چه نحو است؟ آیا صندلی ها راحت هستند؟ آیا ساختمان برگزاری کنفرانس، پشتیبانی صوتی تصویری مورد نیاز شما را ارائه می دهد؟ انتظار چه میزان نویز در فضای سالن را دارید؟ دیوارها تا چه حد عایق صوتی هستند و آیا طی برگزاری کنفرانس، رویدادهای دیگری در اتاق های مجاور در حال برگزاری هستند؟

تاکید بر عناوین بحث برانگیز

آیا موضوعات بحث برانگیز در کسب و کار شما وجود دارد؟ آیا کنفرانس شما به عنوان محلی برای مطرح کردن دیدگاههای مخالف تلقی می شود؟

7- تشویق مشارکت کنندگان به صراحت بیان

تشویق مشارکت کنندگان به صراحت بیان

چگونه یک سخنران می تواند شرکت کنندگان را وادار کند تا نظر خود را طی جلسات گروهی بیان کنند؟ چگونه گروهها می توانند به سرعت به توافق برسند و چگونه سخنران می تواند گروه را هدایت کند تا به جای دریافت اطلاعات از فرایند پژوهش و تفکر استفاده کند؟ "برای این کار روشی وجود دارد که "تسهیل داینامیک" نام دارد و در آن سخنران نقشی بیش از یک آموزش دهنده را ایفا می کند. سخنرانان بایستی به این روش مسلط باشند.

8- از بهترین تجهیزات صوتی و تصویری بویژه سیستم کنفرانس با کیفیت استفاده کنید.

سیستم کنفرانس با کیفیت

تجهیزات سخت افزاری و نرم افزاری مناسب کنفرانس می تواند در بهتر برگزار شدن جلسه نقش مهمی را ایفا کند. سیستم های کنفرانس نوین علاوه بر کیفیت انتقال صدا قابلیت ضبط محتوای کنفرانس را نیز دارند. می توان در انتهای کنفرانس به کمک ابزارهای کنفرانس صوتی به تعداد مخاطبان سی دی کنفرانس را رایت کرد و در اختیار حاضرین قرار داد.

دسته بندی: فروش و بازاریابی
Designed by VOLGHAN, Allrights reserved to Solarism.Ir